There are no translations available.

Elektroniczny obieg dokumentów


Elektroniczny obieg dokumentów (e-obieg) to element spinający wszystkie elementy e-urzędu w jedną, spójną całość. Pomaga w organizacji pracy urzędu, usprawniając przepływ dokumentów, jak też innych informacji niezbędnych do skutecznego funkcjonowania.
 

E-obieg działa zgodnie z wymogami Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Instrukcji Kancelaryjnej danego Podmiotu oraz przy wykorzystaniu Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Umożliwia realizowanie poszczególnych zadań w urzędzie, np. przyjmowanie, dekretowanie i załatwianie spraw wpływających do urzędu w formie dokumentów. Poza dokumentami zewnętrznymi istnieje możliwość tworzenia nieograniczonej liczby dokumentów wewnętrznych, które mają określone miejsce w systemie, logikę i porządek. E-obieg realizuje funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów i spraw z zachowaniem wymagań instrukcji kancelaryjnej (1998 Dz. U. Nr 160, poz. 1074 oraz 1999 Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późniejszymi zmianami).

 
Główne funkcjonalności:
  • Pełne i sprawne zarządzanie zewnętrznymi oraz wewnętrznymi dokumentami elektronicznymi danej instytucji poprzez właściwe dysponowanie czasem pracowników oraz przydzielanie im poszczególnych zadań i procesów
  • Elektroniczna obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, np. przyjmowanie, dekretowanie, kontrolowanie przepływu dokumentów i sterowanie ich statusem, przypisywanie do osób oraz przekazywanie i wyszukiwanie spraw
  • Monitorowanie przepływu informacji pomiędzy wydziałami
  • Szybki dostęp do poszczególnych spraw oraz dokumentów dzięki możliwości automatycznego wyszukiwania dokumentów
  • Szybka komunikacja z Biuletynem Informacji Publicznej (BIP)

Funkcjonalności e-obiegu



Cechy aplikacji:
  • Interfejs: prosty, polskojęzyczny, graficzny
  • Budowa modułowa umożliwiają jego etapowe wdrażanie
  • Wgląd do poszczególnych etapów obiegu dokumentów
  • Architektura trójwarstwowa:
–   warstwa prezentacji, obejmująca interfejsy użytkownika WWW,
–   warstwa aplikacji, obejmującą serwer Systemu,
–   warstwa danych, zawierającą serwer bazy danych.
  • System zapewnia pracę na bezpłatnej lub komercyjnej relacyjnej bazie danych, która jest oddzielona od bazy dokumentów
  • System można dostosować do instrukcji kancelaryjnej stosowanej w urzedzię
  • Możliwa jest rozproszona rejestracja wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej do Użytkownika wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie i asygnowanie w postaci kodu kreskowego oraz tworzenie raportów i zestawień

Główne funkcjonalności:

  • Obsługa kancelarii (i sekretariatów) w zakresie prowadzenia dziennika korespondencji przychodzącej i automatycznie tworzącego się dziennika korespondencji wychodzącej/książki nadawczej,
  • Katalogowanie dokumentów wg kategorii RWA,
  • Porządkowanie obiegu dokumentów i spraw wg obowiązującej instrukcji kancelaryjnej z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki,
  • Znakowanie dokumentów i spraw unikalnymi sygnaturami wg schematu numeracji obowiązującego w jednostce,
  • Znakowanie dokumentów kodem kreskowym,
  • Przechowywanie dokumentów w postaci źródłowej w repozytorium plików,
  • Rozbudowany moduł nadzoru oferujący funkcje kontrolne uprawnionym użytkownikom programu
System obiegu dokumentów jest zintegrowany z oferowanym przez nas systemem BIP w zakresie przekazywania danych.
 

Obsługa korespondencji:

  • Rejestrowanie formy elektronicznej dokumentów (skanowanie) oraz rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej urzędu (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi)
  • Baza nadawców i odbiorców korespondencji
  • Wielopoziomowa dekretacja wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu. Każda z utworzonych kopii dokumentów może być nadzorowana. Każda czynność związana z poszczególnym dokumentem, jest rejestrowana (historia).
  • Nadawanie poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontrola
  • Obsługa korespondencji wychodzącej jest wyposażona w możliwość wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów
  • Szablony definiowane samodzielnie przez pracowników

Obsługa korespondencji przychodzącej:

  • Obsługa korespondencji przychodzącej wspomaga pracę kancelarii i sekretariatów oraz umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji przychodzącej wewnątrz instytucji
  • Rejestrowanie pism wpływających w wielu, dowolnie zdefiniowanych dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływającej
  • Rejestracja poczty elektronicznej, faksów
  • Jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy
  • Automatyczna numeracja rejestrowanych pism
  • Rejestrowanie wielu nadawców pisma
  • Skanowanie pism i załączników oraz udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom urzędu, stosownie do ich uprawnień
  • Dołączanie dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych
  • Drukowanie pieczęci wpływu i sygnowanie korespondencji kodem kreskowym
  • Identyfikowanie pism przy pomocy czytników kodu kreskowego
  • Rejestrowanie załączników do pism
  • Drukowanie potwierdzenia przyjęcia pisma dostarczonego osobiście przez interesanta
  • Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych i pracowników
  • Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg słownika urzędu
  • Obsługa obiegu wewnętrznego korespondencji:
–   wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów) do podległych komórek organizacyjnych i pracowników,
–   wycofywanie niewłaściwie zadekretowanej i przekazanej korespondencji,
–   dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych „do wiadomości” pracowników i komórek organizacyjnych
–   dołączanie dyspozycji dekretującego pismo w postaci tzw. „dekretki”
  • Automatyczne rejestrowanie historii życia pisma od momentu zarejestrowania go w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami urzędu oraz czasów zatrzymania
  • Zaawansowane wyszukiwanie pism zarejestrowanych w systemie
  • Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach
  • Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów
  • Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw związanych z pismem
  • Definiowanie formatek wprowadzania danych w zależności od rodzaju pisma wpływającego
  • Zestawianie statystyk i raportów dotyczących korespondencji przychodzącej oraz drukowanie tych raportów
 

Obsługa korespondecni wychodzącej:

  • Rejestrowanie pism wychodzących na każdym stanowisku pracy.
  • Rejestrowanie załączników do pism wychodzących.
  • Automatyczne numerowanie pism.
  • Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom.
  • Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów.
  • Autoryzowanie i zatwierdzanie treści pism przez osoby uprawnione.
  • Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg słownika użytkownika.
  • Gromadzenie bazy danych o adresatach pism i kontrahentach Użytkownika.
  • Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów.
  • Obsługa korespondencji wewnętrznej.
  • Rejestrowanie pism wewnętrznych na każdym stanowisku pracy z załącznikami.
  • Generowanie treści pism wychodzących i załączników poprzez szablony.
  • Automatyczne numerowanie pism.
  • Kierowanie pism jednocześnie do wielu pracowników i komórek organizacyjnych.
  • System zapewnia możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz nadzorowanie terminu i sposobu realizacji.
  • Możliwość udzielania zastępstw przez pracowników i pracy w zastępstwie.
  • Możliwość jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za każdy z dokumentów.
     

Prowadzenie spraw:

  • System zapewnia ewidencjonowanie i nadzór dokumentów wewnętrznych jednostki.
  • System umożliwia rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami związanymi. Stan sprawy oraz terminy jej realizacji mogą być kontrolowane, a opóźnienia sygnalizowane. Sprawy są gromadzone w teczkach i podteczkach wg Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. Możliwe jest przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.
  • Poszczególne listy dokumentów i spraw posiadają wyszukiwarki pozwalające na precyzyjne odnajdywanie szukanych dokumentów i spraw.
  • Wbudowany moduł bezpieczeństwa zarządza dostępem użytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu.
  • Baza danych, w której przechowane są dokumenty jest ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera. System operacyjny serwera zapewnia kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych.
  • System wyposażony jest w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych oraz zapewnia otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP. Interfejs zapewnia dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. System może informować o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów.
  • System E-obieg współpracuje z Elektroniczną Skrzynką Podawczą, Biuletynem Informacji Publicznej oraz portalem internetowym w zakresie osiągnięcia funkcjonalności tzw. E-Urzędu (załatwianie spraw drogą elektroniczną) np.:
–   składanie pism i wniosków w formie elektronicznej (za pośrednictwem aktywnego formularza), opatrzonych podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym,
–   sprawdzanie stanu i przebiegu sprawy poprzez Internet,
–   pobieranie dokumentów i informacji,
–   komunikację z interesantem w związku z prowadzoną sprawą,
–   inne czynności ułatwiające obsługę interesantów i kontrahentów.
  • Logowanie użytkownika następuje przy pomocy indywidualnego hasła,
  • Istnieje mechanizm wymuszania na użytkowniku okresowej zmiany hasła z określonym stopniem złożoności hasła,
  • Możliwość zastępowania użytkownika bez konieczności ujawniania hasła dostępu.
  • Logowanie się do Systemu pracownika w zastępstwie innego z uprawnieniami pracownika zastępowanego.
  • Hasła użytkowników przechowywane są w bazie w formie zaszyfrowanej.
  • Sygnalizowanie zdarzeń
  • Użytkownik, oraz kierownictwo są informowani o zdarzeniach i terminach wynikających z prowadzonych spraw, dokumentów i wykonywanych zadań.
  • Sygnalizowane są przeterminowane dokumenty i sprawy, poprzez ich kolorowanie na generowanych wykazach. Wykazy te ponadto mogą być generowane z zadanym wyprzedzeniem.
     

Funkcje uzupełniające:
  • Zakładanie spraw w oparciu o pisma wpływające do użytkownika, pisma wychodzące, pisma wewnętrzne, notatki i inne dokumenty. Możliwe jest utworzenie wielu spraw w oparciu o jeden dokument
  • Dołączanie dowolnych dokumentów do sprawy pism przychodzących i wychodzących, dokumentów wewnętrznych, ustalanie i dołączanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych
  • Definiowanie systemu numerowania spraw w sposób odpowiadający urzędowi i automatyczna numeracja zakładanych spraw,
  • Grupowanie dokumentów tworzonych i rejestrowanych w wyspecjalizowanych modułach w segregatory, teczki i podteczki
  • Przenoszenie spraw pomiędzy teczkami i podteczkami
  • Usuwanie spraw przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami
  • Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt lub systemem klasyfikacji stosowanym przez użytkownika
  • Modyfikowanie rzeczowego wykazu akt stosowanie do potrzeb Użytkownika poprzez łączenie kategorii i ich rozbudowywanie
  • Nadzorowanie przebiegu spraw przez kierownictwo: są sygnalizowane sprawy o określonym terminie załatwienia, (dla których upłynął termin załatwienia, termin załatwienia upływa w dniu bieżącym, termin załatwienia upłynie w ciągu najbliższych dni itp.)
  • Możliwość bezpośredniego wglądu do każdego dokumentu sprawy
  • Śledzenie historii przebiegu sprawy od chwili zarejestrowania jej w systemie oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami
  • Archiwizowanie dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych – przekazywanie ich do archiwum zakładowego. Sporządzanie wykazów przekazywanych akt spraw
  • Sporządzanie zestawień prowadzonych spraw, statystyk i raportów
  • Przeszukiwanie spraw wg kryteriów definiowanych przez użytkownika
  • Eksportowanie danych o stanie realizacji spraw do Biuletynu Informacji Publicznej użytkownika z możliwością definiowania zakresu tych informacji i sposobu identyfikacji sprawy
  • Automatyczne numerowanie dokumentów w sprawie i sygnowanie dokumentów numerem sprawy
  • Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (pism wychodzących, notatek, pism wewnętrznych itp.)
  • System e-obieg posiada moduł ewidencji (rejestrów) dokumentów powstających i gromadzonych przez organizację, które nie są kierowane do określonych adresatów (interesantów bądź kontrahentów) takich jak regulaminy, statuty, uchwały, protokoły, umowy itp. Moduł wspomaga pracę organów stanowiących i wykonawczych Użytkownika (umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie dokumentów gromadzonych w segregatorach, teczkach i podteczkach.)
  • System zarządza dokumentami elektronicznymi podpisanymi kwalifikowanym podpisem elektronicznym w zakresie weryfikacji zgodności podpisu z dokumentem i ważności certyfikatu
  • System umożliwia podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pomocą Bezpiecznego Urządzenie do podpisywania dostępnego z poziomu systemu e-obieg